Protección de datos

La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”), regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión (en adelante el “Tratamiento”) de Datos Personales que realiza COLISEO MEDPLUS S.A.S. (en adelante “COLISEO MEDPLUS”), identificada con NIT 901.306.573-5, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y la demás normativa aplicable, por medio de la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales.

La empresa Responsable del Tratamiento de los Datos Personales es:

Razón Social:             Coliseo Live S.A.S.

Domicilio:                    Cota Cundinamarca

Dirección:                    Calle 80, 1.5 Km después del puente de Guadua

Teléfono:                     8966627

Correo Electrónico:   oficialdatospersonales@coliseomedplus.com

COLISEO MEDPLUS, en calidad de responsable del Tratamiento seguirá los principios y cumplirá con los deberes establecidos por los artículos 4 y 17 de la Ley 1581 de 2012.

Los siguientes son los términos definidos que serán utilizados en esta Política de Protección de Datos Personales, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y la demás normativa aplicable:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Dato Público: Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

e) Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

h) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

j) Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

k) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Los Datos Personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la naturaleza de dichos datos y conforme con las finalidades establecidas en esta Política.

3.1.          Finalidades del Tratamiento de Datos por parte de COLISEO MEDPLUS

En ejecución del objeto social de COLISEO MEDPLUS, los datos personales serán tratados de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad que tenga cada tratamiento, como se describe a continuación:

Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Empleados de COLISEO MEDPLUS

a) Recolección de las hojas de vida de los candidatos interesados en trabajar con COLISEOMEDPLUS.

b) Suscribir y ejecutar contratos de trabajo, de prestación de servicios o de aprendizaje.

c) Dar cumplimiento a las obligaciones laborales del empleador establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo, tales como: afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, afiliación a la Caja de Compensación y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emitir certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales, y suministrar información a una entidad o autoridad nacional que requiera Datos Personales, conforme con las normas vigentes.

d) Realizar los pagos necesarios en la cuenta bancaria que señale el trabajador o entidades expresamente indicadas por el trabajador.

e) Contratar seguros de vida y/o gastos médicos, o para el otorgamiento de cualquier otra prestación que derive de la relación laboral con el empleador, de ser el caso.

f) Para notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.

g) Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.

h) Informar instrucciones con ocasión al contrato de trabajo.

i) Evaluar el desempeño laboral del trabajador.

j) Recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales, de ser el caso.

k) Almacenar los datos personales en el sistema informático interno.

l) Usar la información para procedimientos y documentos relacionados con la relación laboral del trabajador con COLISEO MEDPLUS.

m) Enviar información sobre productos y servicios ofrecidos por COLISEO MEDPLUS a sus trabajadores.

n) En caso de datos biométricos capturados a través de sistemas de video vigilancia o grabación, su tratamiento tendrá como finalidad la identificación, seguridad y prevención de fraude interno y externo.

Los Datos Personales de los Titulares serán objeto de Tratamiento aún después de haberse finalizado el contrato con COLISEO MEDPLUS, con el fin de mantener información histórica y/o estadística respecto del cumplimiento de ciertas obligaciones, en caso de ser aplicable, tales como:

a) Emitir certificaciones laborales.

b) Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

c) Pago de liquidaciones (salarios, prestaciones sociales y demás derechos legales y extralegales).

d) Reportes de enfermedades y accidentes de trabajo.

e) Cualquier otro necesario para que COLISEO MEDPLUS demuestre que cumplió con las obligaciones laborales y/o contractuales a su cargo.

Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Clientes de COLISEO MEDPLUS

a) Solicitar la información correspondiente con el fin de celebrar el contrato que resulte aplicable con COLISEO MEDPLUS.

b) Cumplir con las obligaciones contables, tributarias y de ley por parte de COLISEO MEDPLUS en el marco de la relación contractual.

c) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Compañía con relación al cumplimiento del contrato celebrado con el titular de la información.

d) Gestionar la información de los clientes para autorización y envío de cotizaciones y/o facturas de venta, así como para llevar a cabo actividades de cobranza en relación con las obligaciones contraídas por el titular.

e) Expedición de certificaciones contractuales solicitadas directamente por los clientes o por los diferentes entes de control.

f) Envío de reportes a entes nacionales, departamentales y/o municipales de conformidad con lo dispuesto en la normatividad tributaria colombiana.

g) Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los clientes, con cualquier información de la que COLISEO MEDPLUS legítimamente disponga, y/o listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.

Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de Proveedores

a) Solicitud de información a los proveedores y contratistas a efectos de celebrar el contrato que resulte aplicable con COLISEO MEDPLUS.

b) Cumplimiento de las obligaciones contables, tributarias y de ley por parte de COLISEO MEDPLUS en el marco de la relación contractual.

c) Gestión de la información de proveedores y contratistas para la autorización y envío de órdenes de compra y pago de facturas, y en general, para realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores y contratistas.

d) Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores y/o contratistas, con cualquier información de la que COLISEO MEDPLUS legítimamente disponga, y/o listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos.

e) Expedición de certificaciones contractuales solicitadas directamente por los proveedores y/o contratistas o por los diferentes entes de control.

f) Envío de reportes a entes nacionales, departamentales y/o municipales de conformidad con lo dispuesto en la normatividad tributaria colombiana.

g) Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y/o contratistas de COLISEO MEDPLUS.

3.2.     Tratamiento de Datos Sensibles

En el evento en que COLISEO MEDPLUS realice el Tratamiento de Datos Sensibles, COLISEO MEDPLUS observará estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes. Por lo tanto, en caso de realizar Tratamiento de Datos Sensibles, COLISEO MEDPLUS se asegurará de:

a) Obtener consentimiento expreso del Titular.

b) Informar al Titular que por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

c) Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

COLISEO MEDPLUS realiza la recolección de Datos Sensibles relativos a la salud de los Titulares, así como sus datos biométricos para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

Finalidades para el Tratamiento de Datos Sensibles de Empleados

a) Verificar si el trabajador cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cual está aplicando o fue contratado.

b) Contar con la información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios en las instalaciones de COLISEO MEDPLUS.

c) Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo e implementar el SG-SST, y cualquier otro programa, sistema y/o plan que busque proteger la salud del trabajador y las personas en el lugar de trabajo.

d) Identificar al personal que acceda a las instalaciones de COLISEO MEDPLUS.

e) Dar acceso a las instalaciones de COLISEO MEDPLUS.

f) Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones de COLISEO MEDPLUS.

g) Diseñar documentos de identificación como carnets u otros similares.

3.3.     Tratamiento de Datos Personales de Niñas, Niños y Adolescentes

En el evento en que COLISEO MEDPLUS realice el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes, COLISEO MEDPLUS observará estrictamente las limitaciones y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás nomas concordantes. Por lo tanto, en caso de realizar tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes, COLISEO MEDPLUS se asegurará de lo siguiente:

a) Que el Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que en el Tratamiento se asegure el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.

c) Valorar la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

3.4.     Transmisión de Datos Personales

COLISEO  MEDPLUS podrá realizar la Transmisión de Datos Personales de los Titulares a terceros ubicados en Colombia, en calidad de Encargados, para realizar el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta de COLISEO MEDPLUS con el fin de desarrollar las finalidades señaladas anteriormente en el numeral 3.1. Adicionalmente, COLISEO MEDPLUS podrá realizar la Transmisión de Datos Personales de los Titulares a Encargados que se encuentren ubicados fuera de Colombia para las finalidades señaladas anteriormente en el numeral 3.1.

Para tales efectos, COLISEO MEDPLUS implementará las Autorizaciones o contratos de Transmisión de Datos que sean necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones previstas en el régimen colombiano de protección de Datos Personales.

3.5.     Transferencias de Datos Personales

COLISEO MEDPLUS podrá realizar la Transferencias de Datos Personales de los Titulares a responsables que se encuentren ubicados dentro o fuera de Colombia para las finalidades señaladas anteriormente en el numeral 3.1.

Para tales efectos, COLISEO MEDPLUS implementará las Autorizaciones y/o contratos de Transferencia de Datos que sean necesarios para dar cumplimiento a las obligaciones previstas en el régimen colombiano de protección de Datos Personales.

3.6.     Videovigilancia – CCTV

COLISEO MEDPLUS podrá utilizar diversos medios de video vigilancia ubicados en diferentes lugares de sus instalaciones u oficinas.

La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información podrá ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad u organización. COLISEO MEDPLUS implementará los respectivos avisos de video vigilancia, así como las respectivas autorizaciones para obtener esta información, de conformidad con la regulación colombiana de protección de Datos Personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a COLISEO MEDPLUS, en su calidad de responsable del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a COLISEO MEDPLUS.

c) Ser informado por COLISEO MEDPLUS, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante “SIC”), quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante COLISEO MEDPLUS, conforme con lo dispuesto en la presente Política.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que, en el Tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por COLISEO MEDPLUS.

Estos derechos podrán ser ejercidos únicamente por las siguientes personas:

a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.

b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

El área Contable y Financiera y Legal de COLISEO MEDPLUS será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de los Datos Personales objeto de Tratamiento. Este podrá ser contactado mediante el correo electrónico oficialdatospersonales@coliseomedplus.com  o al número telefónico 8966627.

6.1.     Procedimiento el para acceso y consulta de los Datos Personales

El Titular de los Datos Personales, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en el capítulo 4 de la presente Política, podrá consultar la información que repose en las bases de datos de COLISEO MEDPLUS, para lo cual deberán comunicar la correspondiente petición al correo electrónico oficialdatospersonales@coliseomedplus.com o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario de 8:00 am a 5:00 pm, en la Calle 80, 1.5 Km después del puente de guadua.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.     Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

El Titular, o cualquiera de las personas autorizadas conforme con lo establecido en el capítulo 4, que considere que la información contenida en las bases de datos de COLISEO MEDPLUS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta del presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 o demás normas complementarias, podrán presentan un reclamo ante COLISEO MEDPLUS, el cual será tramitado conforme con las siguientes reglas:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud que puede ser enviada al correo oficialdatospersonales@coliseomedplus.com o radicando una comunicación por escrito de lunes a viernes en horario de 8:00 am a 5:00 pm, en la Calle 80, 1.5 Km después del puente de guadua.

b) Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

c) La solicitud debe contener la siguiente información:

1- La identificación del Titular.

2- Los datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

3- Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante.

a. La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

b. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

c. Los documentos que se quiera hacer valer.

4- Firma y número de identificación.

a. Si el reclamo resulta incompleto, COLISEO MEDPLUS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

b. Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

d. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3.          Supresión de Datos

El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a COLISEO MEDPLUS la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando:

a) Considere que los mismos no están siendo Tratados conforme con los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las complementen o modifiquen.

b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de los Datos Personales de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por COLISEO MEDPLUS.

El derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:

a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de COLISEO MEDPLUS.

b) La supresión de los Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

6.4.     Revocatoria de la Autorización.

El Titular de los Datos Personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

En desarrollo del principio de seguridad, COLISEO MEDPLUS ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso a los Datos Personales está restringido a sus Titulares y COLISEO MEDPLUS no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las enunciadas en la presente Política, a excepción de un pedido expreso del Titular o personas legitimadas de conformidad con la normativa nacional.

Los Datos Personales recolectados por COLISEO MEDPLUS se conservarán por un periodo de tiempo necesario y proporcional de acuerdo con las finalidades para el Tratamiento señaladas en esta Política.

El término de las Autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación contractual y durante el ejercicio del objeto social de COLISEO MEDPLUS, salvo en aquellos casos en los que la ley disponga un término distinto.

Adicionalmente, COLISEO MEDPLUS procederá a suprimir los Datos Personales cuando así lo requieran los Titulares, de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como con lo establecido en esta Política.

La presente Política rige a partir del 01 de octubre de 2021.